Bagaimana kami dapat membantu Anda?

Panduan lengkap penggunaan Ummi CRM. Pelajari cara menggunakan fitur, memahami hak akses, dan menyelesaikan kendala umum secara mandiri.

Tingkatan Hak Akses

Masing-masing peran memiliki fokus operasional yang terpisah untuk menjaga keamanan sistem.

Tingkat 1

Customer Service

Interaksi langsung dengan kontak secara individual.

  • Sinkronisasi Kontak
  • Live Chat Asinkron
  • Pengiriman Pesan Media
Operasional
Tingkat 2

Administrator

Menyiapkan aset massal dan mengelola jadwal.

  • Semua akses CS, ditambah:
  • Koneksi Perangkat WA
  • Manajemen Campaign & Broadcast
  • Kelola Tag & Import Excel
Tingkat 3

Superadmin

Mengontrol sistem secara menyeluruh.

  • Semua akses Admin, ditambah:
  • Pengaturan Menu & Role
  • System Maintenance Flags

Detail Fitur & Modul

Pelajari cara mengelola masing-masing modul dan memanfaatkan fungsionalitas utama pada sistem secara mendalam.

Modul Perangkat (Devices)

Pusat koneksi nomor pengirim Anda. Sistem memerlukan minimal satu perangkat pengirim default yang aktif.

  • Cara Menghubungkan Perangkat Baru

    1

    Masuk ke menu Devices di sidebar.

    2

    Klik tombol + Tambah Perangkat, lalu isikan label nama perangkat Anda.

    3

    Sistem akan memunculkan QR Code. Gunakan aplikasi WhatsApp di HP Anda (Pilih menu Tautkan Perangkat) untuk melakukan pemindaian (Scan).

  • Langkah Wajib: Set Default

    Setelah status perangkat berubah menjadi Connected, Anda wajib mengklik ikon Bintang (Set Default) pada perangkat tersebut agar sistem mengetahui nomor mana yang ditugaskan untuk mengirim Broadcast & Chat.

Modul Kontak & Tag

Kelola data audiens dan klasifikasikan menggunakan tag agar mempermudah penargetan pesan.

  • Metode Penambahan Kontak

    Anda dapat mengelola kontak dengan 3 cara fleksibel:

    Import dari Excel
    • Buka menu Kontak, klik opsi Import.
    • Download Template Excel yang disediakan di dalam pop-up.
    • Isi baris Excel sesuai format (nomor WA, nama, dsb). Pastikan menggunakan format 628xxx.
    • Unggah kembali file Excel tersebut untuk menyimpan semua kontak sekaligus.
    Sinkronisasi Simuf

    Klik tombol Sync di halaman Kontak. Sistem otomatis menarik dan merapikan data wali/guru terbaru dari database pondok/yayasan pusat secara langsung.

    Input Manual

    Pilih Tambah Kontak. Isi form formulir manual satu-per-satu. Ideal untuk menambahkan satu atau dua nomor mendadak.

  • Menggunakan Tags (Label)

    • Masuk ke menu Tags. Klik Tambah Tag dan berikan nama (Misal: "Panitia Event").
    • Untuk menempelkan Tag: Pergi ke daftar Kontak, pilih kontak yang diinginkan, klik "Edit", lalu sematkan tag yang telah Anda buat pada konfigurasi kontak tersebut.

Modul Campaign (Broadcast)

Atur pengiriman pesan massal terotomatisasi secara terjadwal dengan kemampuan kendali antrean.

  • Cara Membuat Broadcast Baru

    1

    Akses menu Campaigns dan klik Buat Campaign Baru.

    2

    Tentukan Target Penerima. Anda bisa memilih target audiens spesifik berdasarkan Tag tertentu, atau memilih Kirim Bebas dengan mengetik / paste nomor massal di kolom khusus.

    3

    Pilih pesan yang akan dikirim: Pilih Template yang sudah ada (HSM) atau ketik teks pesan kustom langsung di area konten.

    4

    Atur Tipe Penjadwalan:

    • Sekali Jalan (One-time): Mengirim hanya sekali di 1 waktu yang telah diatur (Masa depan/langsung kirim saat ini).
    • Rutin (Recurring): Konfigurasi pengiriman berulang setiap hari Senin-Jumat jam 08:00 pagi.

  • Limitasi Harian & Penjadwalan Sisa Pesan

    Untuk memantau pergerakan progres secara Real-Time, tekan ikon Pantau pada baris Campaign terkait.

    Platform Meta (WhatsApp) memberlakukan batas pengiriman harian (250 pesan per 24 jam). Jika Campaign Anda melebihi batas ini, sisa pesan akan ditunda (Status Limited).

    Penjadwalan Otomatis: Begitu limit tercapai, sistem akan memunculkan Modal Konfirmasi Jadwal. Anda cukup memilih jam pengiriman untuk keesokan harinya. Sistem kemudian akan memproses sisa pesan tersebut di *background* secara otomatis pada waktu yang ditentukan.

Modul Live Chat

Dasbor operasional interaksi utama. Hubungi kontak, bantu pelanggan, perhatikan batas Jendela Meta.

  • Skenario Penggunaan Pesan (Chat)

    Memulai Chat dengan Nomor Baru
    • Buka panel Live Chat. Klik tombol/icon + (Pesan Baru) di dekat fungsi cari.
    • Masukkan nomor telepon penerima menggunakan format awalan negara tanpa spasi (Misal: 628123456789, jangan gunakan 0812 atau +62).
    • Pilih channel dari mana chat akan dikirim, kemudian mulai ketik pesan Anda.
    Membalas Berdasarkan Riwayat / Pencarian
    • Nomor yang telah masuk dan mengirim pesan ke Anda sebelumnya akan muncul di bilah kiri.
    • Gunakan kolom pencarian (Search) di atas daftar obrolan untuk mengetik nama atau nomor kontak dengan cepat.
    • Klik salah satu item dari daftar kontak tersebut untuk membuka jendela balasannya.

  • Aturan Krusial: Jendela Meta 24-Jam

    Sistem ini terintegrasi ketat dengan keamanan Meta (WhatsApp Resmi). Meta memberlakukan aturan keras:

    "Anda diberikan waktu 24-Jam sejak pesan terakhir audiens masuk untuk bisa mengirim pesan bebas."

    • Dalam 24 Jam: Anda bebas mengetik teks, kirim dokumen, atau gambar secara langsung melalui kolom input chat.
    • Lebih dari 24 Jam: Kolom chat akan otomatis TERBLOKIR / dinonaktifkan. Anda hanya bisa membuka sesi baru menggunakan Templates Resmi Meta (HSM).

    Cara Bypass Batas 24 Jam:
    Pada bagian bawah chat yang terblokir, klik opsi pintasan Pilih Templates. Pilih template standar dari daftar, lalu klik Kirim. Jika pelanggan merespon template pembuka Anda tersebut, jendela 24 Jam akan kembali aktif dan kolom ketik Anda bisa digunakan kembali!

Tanya Jawab Umum

Jawaban cepat untuk pertanyaan teknis seputar sistem.

Pada halaman login, klik tombol "Login with Simuf". Jika Anda sudah login di portal Simuf, sistem akan otomatis mengenali akun Anda. Jika baru pertama kali, sistem akan mendaftarkan akun Anda secara otomatis sesuai data dari Simuf.
Hal ini bisa terjadi karena dua alasan: 1) Sesi Anda telah habis (Session Timeout), atau 2) Akun Anda digunakan login di perangkat/browser lain. Sistem kami menerapkan kebijakan satu akun hanya untuk satu perangkat aktif demi keamanan.
Pilihan "Set Default" akan menandai satu perangkat sebagai pengirim utama. Semua pesan dari Live Chat dan Campaign akan dikirim melalui perangkat ini secara otomatis kecuali Anda menentukan perangkat lain secara manual.
Masuk ke menu Audience -> Contacts, lalu klik tombol "Sync Contacts". Sistem akan menarik data terbaru dari server Simuf secara asinkron. Anda akan menerima notifikasi di navbar jika proses sinkronisasi telah selesai.
Bisa. Gunakan tombol "Import Excel" di halaman Contacts. Pastikan Anda mengunduh template yang disediakan dan mengikuti format kolom yang telah ditentukan agar tidak terjadi kesalahan data.
Ya. Berkat integrasi Webhook MaxChat, setiap pesan yang Anda kirim melalui aplikasi WhatsApp resmi di HP akan otomatis tersinkronisasi ke riwayat chat di CRM sebagai pesan keluar (Outbound).
Gunakan Template HSM jika Anda ingin memulai percakapan baru (Broadcast) atau jika pelanggan sudah tidak membalas lebih dari 24 jam. Ini adalah aturan resmi dari WhatsApp Business API agar percakapan dapat dibuka kembali.
"Sekali" digunakan untuk pengiriman satu waktu di masa depan. "Rutin" digunakan untuk pengiriman berulang (misal: setiap jam 08:00 pagi) pada hari-hari tertentu yang Anda pilih.
Ya. Proses pengiriman campaign dilakukan oleh server di latar belakang (Background Job). Anda dapat menutup browser dengan aman dan mengecek statusnya kembali nanti di menu Message Logs.
Sistem Ummi CRM telah dioptimalkan secara teknis untuk menangani lebih dari 66.000 kontak. Fitur Infinite Scroll dan AJAX Search memastikan halaman tetap ringan meskipun data sangat besar.